常见问题

弗吉尼亚公共记录法案定义的记录管理是". . .应用有效和经济的方法来管理公共记录的生命周期，符合国家图书馆委员会颁布的条例和准则 . . ." (《bet8体育娱乐入口》第42条.1-85.A).记录的生命周期包括它的创建、使用、存储和最终处置.

阅读更多关于 记录管理.

记录必须在弗吉尼亚图书馆批准的记录保留和处置表中列出的时间段内保存. 时间表已按功能组织，可供使用 在这里.

由许多或大多数联邦办公室持有的记录系列(记录类型)的清单，指示该办公室根据弗吉尼亚公共记录法保存记录的时间. 大学使用的所有记录保留和处置时间表都需要得到弗吉尼亚图书馆的批准.

有些记录是该组织或办公室所独有的. 如果您找不到 记录系列 (档案类型)，联络大学档案经理(records@eagle1027.com)寻求协助. 请提供有关记录的资料, 包括名称/类型, 使用, 如果你的办公室是这个记录的正式保管人，或者如果另一个办公室持有这个记录. 大学档案管理员将指导您找到问题记录的正确记录系列，或协助创建新的记录系列并获得弗吉尼亚图书馆的使用批准.

记录系列是组织持有的一组相关记录(任何格式). 一个记录系列通常包括多个文档或表单，这些文档或表单之间有一定的关系，并且应该保留相似的时间长度.

弗吉尼亚公共记录法案(弗吉尼亚法典第42条.1-77.) 定义公共记录:

“公共记录”或“记录”系指记录任何公职人员的交易或活动的记录信息, 代理机构或机构的雇员. 不考虑物质形式或特征的, 记录的信息如果产生，就是公共记录, 收集, 根据法律或与公共事务的交易有关而收到或保留的. 记录这种信息的媒介与确定该记录是否为公共记录无关.

几乎每个大学办公室都会生成、接收或使用记录. 任何类型的计算机文件，包括草稿和电子邮件，都是公共记录. 即使你的记录不是官方或最终版本，你的记录也是公共记录. 并不是所有的记录都有伟大的历史, 法律, 或者财政价值, 但是它们都必须按照 保留时间.

由大学审计或弗吉尼亚公共账目审计员(APA)定期审计的办公室应保留其财务记录，直到其年度或定期审计完成，然后遵循以下规定 保留指令. 如果任何办公室收到通知(通过电话), 电子邮件或其他沟通方式)，某些记录需要保留，由于审计，办公室应在这一点上停止任何破坏. 大学档案管理员将保存一份特别调查的清单, 合法拥有, 审核和/或公共记录要求，以供批准RM3-销毁记录证书时参考.

被法定扣押或诉讼扣押的记录，在正式解除扣押前不得销毁. 当一份正式的证据开示令被送达学校，要求提供某些记录(用于诉讼)时，就会被搁置, 监管调查, 审计, 公开记录要求, 等.), 或者当诉讼悬而未决时，大学被告知要保留所有可能相关的记录. 对于可合理预见但尚未启动的索赔或诉讼，您必须确保, 任何相关记录(纸质或电子格式)在得到大学法律顾问或大学核数师授权前不得销毁.

参考副本通常是你的办公室供自己使用的记录，而不是大学的原件或官方副本. 举个例子, 许多院系都有学生的成绩单, 应用程序, 等.); 然而, the official record keeper for these records is the University Registrar. 由于学术部门需要这些记录供自己使用或参考使用，因此它们被称为“参考副本”.“参考副本根据其作为参考副本的指定有不同的保存期，并且可能不需要填写RM3表格请求批准销毁.

并不是所有的大学档案都对公众开放. 例外情况在弗吉尼亚法典中随处可见. 机密记录应安全保存(包括电子和物理安全)，并应以安全的方法销毁. 请检查 数据分类策略 或联络大学档案经理(records@eagle1027.com)查阅更多资料.

有两项联邦法律涉及ODU保存的许多记录系列的机密性.

• 1974年《bet8体育娱乐入口》(FERPA - 20 U).S.C. 1232g)保护访问学生记录.
• 1996年《bet8九州登录入口》(HIPPA)保护个人医疗记录的获取.

此外，《bet8体育娱乐入口》和《网站登录》将其他记录列为机密. 这包括捐赠者信息, 个人身份信息, 以及社会安全号码的存储和使用.

是的, 除非受州或联邦法律特别规定的限制, 任何人都可以查阅公共记录. 弗吉尼亚法典§ 2.2-3704 状态:

除法律另有明确规定外，所有公共记录均应在记录保管人的正常办公时间内开放给任何英联邦公民查阅和复制. 不得拒绝英联邦公民查阅此类记录, 在英联邦发行的报纸和杂志的代表, 以及在联邦境内或向联邦广播的广播电台和电视台的代表. ODU的信息自由法政策可在 http://bagleyes.eagle1027.com/about/policiesandprocedures/foia.

是的. 在收到要求时，必须提供法律规定的非保密记录, 是否“完成”.

可以，只要这些记录不是法律规定的机密. 请注意保密信息会过期, 尤其是弗吉尼亚图书馆的记录.

是的，弗吉尼亚公共记录法案规定:

不考虑物质形式或特征的, 记录的信息如果产生，就是公共记录, 收集, 根据法律或与公共事务的交易有关而收到或保留的. 记录这种信息的媒介与确定该记录是否为公共记录无关.

你们办公室的电子和纸质记录都是一模一样的副本，一旦它们达到了保存期限，就应该全部销毁 记录保留和处理时间表 由弗吉尼亚图书馆批准. 如果您计划在附表所列的保留期限内保留另一种格式的记录，您可以销毁其中一种格式的记录(纸质或电子). 如果你已经扫描了纸质记录并计划销毁, “我们有一个成像系统. 我们必须保留这张纸吗?下面销毁纸质记录后再成像.

最佳做法是同时销毁所有符合保留要求的记录, 不管格式如何. 已过保存期但仍继续保存的纸本及电子纪录，仍须接受公众查阅, 审计和诉讼/法律事务. 在法律程序或审计程序中，保留电子记录超过其批准的保留期限可用于显示缺乏对州法律法规的遵守.

No, 然而, 自创建之日起保留5年以上的记录和记录财务的记录, 合同或法律行为应该保存在一个“值得信赖的”数字系统中. 一个“值得信赖”的系统是一个能够证明数字副本在其整个生命周期中都是原始文件的精确副本的系统. 如果保存在“可靠的”数字系统中，数字副本(扫描图像)可以取代原始图像. 请联络大学档案经理(records@eagle1027.com)进行咨询，然后再开始成像. 纸质记录有留存 永久 或指示 转移到弗吉尼亚图书馆/大学档案馆/特别馆藏 在与大学档案经理或特别馆藏图书管理员和大学档案管理员协商之前，不应在成像后销毁.

电子邮件(e-mail)和任何传统的纸质记录一样都是一种记录，必须以同样的方式对待. 重要的是每条信息的内容. 如果一个特定的信息被归档为书面备忘录, 它仍然应该被归档(无论是在你的电子邮件程序中还是在你的常规目录结构中)。, 它应与纸质副本保留相同的时间长度.

ODU的电子邮件策略是仅在业务需要时保留消息. 电子邮件在一段特定的时间后会自动删除，除非它们被移动到预设保留期限的默认文件夹中. 消息的保留策略如下:

评估你的电子邮件，确定它们是否符合大学记录的法律定义. 如果是这样，请按照表格中列出的记录类型(电子邮件的内容)保留 记录保留和处理时间表 (插入到附表的超链接)的记录系列的电子邮件，并按照保留说明. 请到 电子邮件管理 有关如何正确管理您的电子邮件的更多信息，请参阅.

不可以，电子邮件可以在整个保存期限内以电子格式保存. 但是，您必须能够在整个保留期内访问电子邮件. 有关适当保留的更多信息，请参阅 电子邮件管理 页面.

最好的做法是避免使用个人资源, 包括私人电子邮件帐户, 公共事务. 《bet8九州登录入口》规定，一份记录“如果被制作出来”就被视为公共记录, 收集, 根据法律或与公共事务的交易有关而收到或保留的.“以这种身份使用的私人电子邮件帐户也可能受到 弗吉尼亚信息自由法案. 公共记录存放在个人电子邮件帐户的事实无关紧要. 同样，您应该限制使用公共(ODU)电子邮件帐户发送个人电子邮件.

此时，保管是办公室的责任. 存储的最佳实践包括:

1. 将日常需要使用的记录保存在办公室;
2. 将偶尔使用/引用的记录(每年12次以上)保存在易于存取的存储中;
3. 存储很少或没有访问需要的记录，并保留超过5年的站点.

联络大学档案经理(records@eagle1027.com)，就寻找和评估纸张记录的储存选择和解决方案进行谘询.

公共记录是公共财产. 虽然我们鼓励办公室寻找不占用太多宝贵办公空间的地方来存储记录, 所选空间应干燥, 担保, 而且没有害虫和霉菌. 你的办公室必须确保保存在远离你的主要办公区域的记录受到很好的保护，不受自然和人为问题的影响，同时保持你的员工和公众随时可以获得. 大学档案管理员提供有关存储选择和解决方案的咨询服务.

不建议使用cd和DVD长期储存(5年以上)电子记录. 如果这是唯一的存储选择，请遵循以下使用cd或DVD的最佳实践:

1. 为所有记录创建三份副本，以存储在cd或DVD上, 普通CD或DVD上的一份存取副本, 两份在黄金标准媒体上. 将一份黄金标准副本存放在办公室，另一份存放在其他地方.
2. 每年检查收藏的10%——全部三份拷贝，以确保cd和DVD是可读的.
3. 每5年将所有文件从旧媒体复制到新媒体，并迁移到新的软件版本或新版本，以保持可读性.

最佳实践是将记录存储在定期备份的服务器上，而备份存储在异地. 电子记录的长期保存需要持续的维护，以确保媒介的可用性, 需要时备份和可读. 使用标准的文件格式，并在新版本可用时升级到新的软件版本. 有关电子档案管理的更多资料，请浏览 电子纪录页.

永久历史记录, 法律, 或具有行政价值的图书在“不活跃”后应转交给特别馆藏，以便永久保存和编目.e.，在工作期间不再需要在你的办公室使用). 档案馆工作人员将审查所有转移的记录，以确定其保留状态. 如有疑问，请将记录寄给我们. 请注意: 尽管该州的一些记录保留时间表提到了将文件转移到弗吉尼亚图书馆, 这并不适用于有现场档案的机构，就像ODU和大多数其他弗吉尼亚学院和大学一样. ODU的永久记录存放在 大学图书馆档案/特别馆藏.

联系大学档案管理员查看你的历史记录，并协助你转学(records@eagle1027.com)或特别馆藏图书馆员及大学档案保管员Sonia Yaco (syaco@eagle1027.com 757-683-4483)